Premessa

Nell’esercizio della propria attività d’impresa If Technology S.r.l. riserva massima attenzione alla protezione ed alla tutela dei dati personali di tutti coloro che con essa operano o interagiscono (di seguito per brevità “Interessato” e/o “Utente”), mettendo in atto misure tecniche ed organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

In coerenza con i principi di trasparenza e correttezza, con la presente informativa si forniscono le seguenti informazioni al fine di rendere consapevoli tutti i soggetti interessati circa le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali che viene effettuato da If Technology S.r.l. nella commercializzazione dei software MES (Manufacturing Execution System) di cui è proprietaria (di seguito “Software”) e/o nell’erogazione dei servizi (di seguito unitamente tra loro “Programmi e Servizi”) e, ciò, anche in conformità a quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito per brevità “GDPR”).

Il trattamento di detti dati avverrà — con i mezzi e per le finalità autonomamente ed esclusivamente determinate da If Technology S.r.l. — in modo lecito e secondo correttezza, con utilizzo di sistemi manuali e/o automatizzati che consentano di memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi unicamente per le finalità espressamente di seguito indicate.

Tutte le banche dati e gli archivi utilizzati da If Technology S.r.l. sono protetti da specifiche misure di sicurezza gestite dai dipendenti e collaboratori di If Technology S.r.l., a ciò espressamente autorizzati e coinvolti nel processo di protezione dei dati personali.

1. Fonte dei Dati Personali

Dati personali raccolti direttamente presso l’Interessato

If Technology S.r.l. ottiene dati personali direttamente dall’Interessato durante le attività propedeutiche alla stipula dell’accordo di licenza d’uso. Raccoglie inoltre dati personali direttamente dall’Interessato nell’ambito dell’interazione di quest’ultimo con specifici software applicativi (ad esempio, specifici moduli dei software oggetto di licenza d’uso).

Dati personali raccolti non direttamente presso l’Interessato

  • If Technology S.r.l. raccoglie dati personali dell’Interessato attingendo dalle informazioni da quest’ultimo inserite nelle basi dati/archivi dei Software e dei Programmi e Servizi da lui utilizzati;
  • If Technology S.r.l. raccoglie dati personali per il tramite del concessionario facente parte della rete distributiva della stessa If Technology S.r.l. (di seguito per brevità “Distributore”) con il quale l’Utente ha inteso instaurare un rapporto contrattuale (ad esempio, la Licenza d’Uso) per l’erogazione (tra l’altro) dei Programmi e Servizi. Il Distributore è infatti l’operatore commerciale che in forza di rapporti contrattuali con If Technology S.r.l. è legittimato a concedere in uso agli Utenti (tra l’altro) i Programmi e Servizi ed al quale questi ultimi forniscono tutte le informazioni anche a tal fine occorrenti. Una volta raccolti ad opera del Distributore, i suddetti dati personali verranno altresì comunicati a If Technology S.r.l. (dal Distributore) che li tratterà per l’attivazione dei Programmi e Servizi e, in ogni caso, per le finalità contenute nella presente informativa.

If Technology S.r.l. ed il Distributore tratteranno i dati personali oggetto della presente informativa quali autonomi titolari del trattamento, agendo ognuno per finalità indipendenti dall’altro e ciascuno per quanto di rispettiva competenza nell’ambito della propria attività. If Technology S.r.l. non fornisce inoltre al Distributore istruzioni sulle modalità con le quali quest’ultimo tratterà i dati dell’Utente.

2. Esclusione della Contitolarità del Trattamento

Nel caso in cui i dati personali dell’Interessato vengano raccolti da If Technology S.r.l. in via indiretta (tramite il Distributore o attingendo dalle informazioni inserite nelle basi dati/archivi dei Software e dei Programmi e Servizi), per specifica volontà intervenuta e condivisa al riguardo, tra If Technology S.r.l. e il Distributore rimane espressamente esclusa l’instaurazione di un rapporto di contitolarità del trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 26 del GDPR.

Le finalità ed i mezzi del trattamento dei dati personali oggetto della presente informativa non sono stati infatti determinati congiuntamente da If Technology S.r.l. e dal Distributore, agendo ciascuno di essi con ruoli e per finalità (e quindi eseguendo attività) differenti tra loro.

3. Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Titolare del trattamento dei dati personali è If Technology S.r.l., società di diritto italiano esercente in via prevalente attività di ricerca, sviluppo, progettazione, assistenza, formazione e commercializzazione di software, con sede in Scandiano (RE), Via Bosco n. 31/a, P.IVA n. 02885800355, contattabile, ai fini della presente informativa, all’indirizzo di posta elettronica certificata (di seguito per brevità anche “IFT”).

Il responsabile della protezione dei dati (di cui al Capo IV, Sezione 4, del GDPR) non è stato designato da IFT, in quanto non obbligatorio per l’organizzazione.

4. Dati Personali e Trattamento

Per dati personali si intendono: «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale».

Per trattamento di dati personali si intende «qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali (o insiemi di dati personali), quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione».

5. Tipologia e Categoria di Dati Trattati

IFT raccoglie le seguenti tipologie di dati personali:

  • Dati identificativi — nome, cognome, data e luogo di nascita, luogo di residenza, codice fiscale, partita iva e sede, username, password, sesso o altri dati che IFT è tenuta o autorizzata a raccogliere e trattare ai sensi della normativa vigente;
  • Dati di contatto — numero di telefono, indirizzo e-mail (anche con posta elettronica certificata), etc.;
  • Dati di conversazione — contenuti dei messaggi scambiati tra l’Interessato e IFT per mezzo di appositi applicativi quali, ad esempio, sistemi di ticketing;
  • Dati tecnici — indirizzo IP, dati di navigazione e ogni altro dato che riguarda l’interazione dell’Utente con i Programmi e Servizi. Vengono inoltre raccolti i dati relativi ai dispositivi e/o ai computer utilizzati dall’Utente per accedere ai Programmi e Servizi, inclusi il tipo di browser, il codice univoco del dispositivo, la lingua, il sistema operativo, la pagina web di riferimento, le pagine visitate, la posizione e le informazioni sui cookie;
  • Cookie e tecnologie simili — IFT utilizza cookie, identificatori univoci e altre analoghe tecnologie per acquisire dati sulle pagine, sui collegamenti visitati e sulle altre azioni che si eseguono quando vengono utilizzati i Programmi e Servizi, nei termini previsti dall’apposita Cookie Policy;
  • Dati relativi a offerte, acquisti o vendite — dati forniti durante una trattativa precontrattuale ed il suo successivo perfezionamento;
  • Dati di fatturazione — relativi alla fatturazione ed eventuale spedizione dei Programmi e Servizi;
  • Dati finanziari — alcuni Programmi e Servizi supportano pagamenti e transazioni con terze parti. I dati finanziari raccolti da IFT verranno salvati solamente in forma crittografata;
  • Altri dati personali — conferiti direttamente dall’utilizzatore dei Programmi e Servizi nell’ambito dell’esecuzione e utilizzo degli stessi.

6. Trattamento di Categorie Particolari di Dati (c.d. “Dati Sensibili”)

Non viene richiesto in alcun modo da IFT il conferimento di categorie particolari di dati personali quali, ad esempio, i dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (di seguito “Dati Sensibili”).

Tuttavia, la comunicazione e/o l’inserimento volontario da parte dell’Interessato di Dati Sensibili nell’ambito dell’utilizzo dei Programmi e Servizi comporta la successiva acquisizione dei medesimi da parte di IFT, che li tratterà per rispondere alle richieste avanzate ovvero per fornire i servizi richiesti in conformità alle disposizioni della presente informativa. Tali dati verranno conservati per il tempo necessario ad erogare correttamente ed integralmente il servizio richiesto ed a gestire eventuali contestazioni.

7. Finalità e Modalità del Trattamento

Il trattamento dei dati personali ad opera di IFT avviene solo ed esclusivamente per le seguenti finalità:

a) Dare esecuzione ai contratti relativi ai Programmi e Servizi ed offrire relativa assistenza Tramite le informazioni e i dati comunicati, IFT risulta in grado di dare esecuzione alle attività e alle prestazioni previste dai contratti di Programmi e Servizi richiesti dall’Interessato, ivi comprese le attività amministrative e contabili, la gestione di adempimenti fiscali, i pagamenti e la fatturazione. I dati potranno essere trattati per verificare e risolvere eventuali anomalie di funzionamento, per eseguire analisi dei dati e test e per sviluppare nuove funzionalità e servizi.

b) Offrire sicurezza e protezione I dati raccolti vengono utilizzati per verificare l’identità ed autenticare gli Utenti, proteggere dalle possibili frodi e/o abusi, rispondere ad una richiesta o ad un reclamo, eseguire controlli e applicare le politiche IFT per prevenire, rilevare, mitigare e/o accertare violazioni della sicurezza.

c) Comunicare con l’Interessato I dati personali potrebbero essere utilizzati per contattare l’Utente via e-mail, telefono, SMS, applicazioni di messaggistica immediata, posta cartacea, notifiche push su dispositivi mobili e tramite i programmi concessi in licenza d’uso. IFT può utilizzare le informazioni dell’Utente per inviargli comunicazioni di servizio, rispondere alle sue richieste, offrire sconti e promozioni speciali, conoscere le sue opinioni tramite sondaggi o questionari.

d) Rispondere alle richieste dell’Interessato I dati raccolti vengono utilizzati per gestire la richiesta di assistenza dell’Interessato in tempo reale, ventiquattro ore su ventiquattro, sette giorni su sette. I dati e le informazioni di cui IFT dovesse venire in possesso in ragione dello svolgimento dell’attività di assistenza dovranno intendersi riservati.

e) Migliorare i Programmi e Servizi I dati raccolti vengono utilizzati per migliorare la qualità dei Programmi e Servizi, monitorando e analizzando i sistemi di ticketing, il funzionamento del Software e le comunicazioni intervenute con gli Utenti.

f) Soddisfare esigenze di giustizia e/o legali I dati raccolti potrebbero essere utilizzati per rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità competenti.

g) Effettuare attività di marketing Con l’espresso ed apposito consenso, IFT potrebbe utilizzare le informazioni dell’Utente per promuovere nuove funzionalità o nuovi prodotti, effettuare attività di marketing tramite diversi canali, nonché anche per il tramite di soggetti terzi (ad esempio, i distributori di IFT o società appartenenti al medesimo gruppo).

L’Utente potrà in ogni caso revocare il consenso espresso sulle attività di marketing o sulle attività di profilazione seguendo le apposite indicazioni inserite all’interno dei medesimi strumenti utilizzati da IFT (es. newsletter, e-mail etc.) oppure inviando un’e-mail all’indirizzo PEC di IF Technology.

8. Base Giuridica del Trattamento

Le basi giuridiche tramite le quali IFT tratta i dati personali dell’Interessato sono:

  • Esecuzione contrattuale — i contratti instaurati o da instaurarsi per avvalersi dei Programmi e Servizi, nonché l’esecuzione di una richiesta dell’Interessato;
  • Consenso — il consenso manifestato dall’Interessato, che potrà essere revocato in qualsiasi momento;
  • Legittimo interesse — i legittimi interessi di IFT, tra cui: prevenire le frodi, effettuare attività di marketing diretto, garantire l’erogazione e il corretto funzionamento dei Programmi e Servizi, effettuare la promozione della sicurezza e della protezione dei dati, effettuare il trattamento dei dati all’interno di un gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni.

9. Modalità di Condivisione con Terze Parti

I dati personali forniti a IFT potranno essere condivisi con soggetti terzi nei seguenti casi:

Su consenso dell’Interessato L’Interessato può autorizzare IFT a condividere i propri dati con altri soggetti terzi, ad esempio laddove utilizzi una community di IFT oppure abbia espresso il proprio intendimento di essere contattato dai partner commerciali o distributori di IFT.

Trattamento da parte di entità esterne I dati personali potrebbero essere condivisi con:

  • Imprese del gruppo imprenditoriale o enti collegati a IFT a fini amministrativi interni;
  • Soggetti fornitori di IFT che eseguono attività di elaborazione dei pagamenti, di prevenzione di atti illeciti, di riscossione di fatture, di attività di consulenza, di formazione ed organizzazione di eventi;
  • Fornitori terzi di servizi di spedizione (es. DHL, UPS, GLS, Poste Italiane etc.);
  • Fornitori di siti web, applicazioni, servizi e strumenti con cui IFT collabora per l’erogazione dei Programmi e Servizi;
  • Soggetti fornitori di servizi tecnici e/o piattaforme coinvolti nel funzionamento di moduli ed applicazioni dei Programmi e Servizi.

Esigenze di giustizia, legali e/o di tutela IFT potrebbe conservare o divulgare i dati personali laddove necessario per soddisfare esigenze di giustizia, per ottemperare a disposizioni di legge, per l’esercizio di diritti legali o per prevenire, individuare o indagare su attività illegali, frodi o abusi.

10. Periodo di Conservazione dei Dati

Il periodo di conservazione dei dati personali è determinato a seconda della finalità oppure della base giuridica in virtù della quale il trattamento avviene.

Dopo la cessazione del contratto, i dati dell’Interessato verranno conservati per il tempo necessario per eseguire correttamente ed integralmente le prestazioni previste nel contratto stesso. In ogni caso, la conservazione dei dati avverrà per un periodo non superiore al maggiore tra:

Criterio Periodo
Dalla cessazione dei Programmi e Servizi 10 anni
Maturazione dei termini di prescrizione per azioni legali Fino a prescrizione
Conclusione delle attività avviate dalle Autorità competenti Fino a conclusione
Obblighi derivanti dalla normativa applicabile Secondo normativa vigente

I dati personali trattati per finalità di marketing e commerciali verranno conservati fino al momento in cui l’Interessato non abbia espresso l’intendimento di revocare il consenso a tal fine manifestato.

Una volta terminato il periodo di conservazione, i dati personali verranno rimossi in modo sicuro.

11. Diritti dell’Interessato

Diritto di accesso, rettifica e cancellazione, limitazione, opposizione e revoca del consenso

L’Interessato potrà in ogni momento ottenere l’accesso ai propri dati personali, nonché di ottenerne l’aggiornamento, la modifica, la limitazione del trattamento o richiederne la cancellazione. La maggior parte delle informazioni conservate verrà cancellata entro 60 giorni dalla richiesta, ma potrebbero essere necessari fino a 180 giorni per eliminare tutti i dati inseriti nei sistemi di IFT.

Laddove il trattamento dei dati sia basato sul consenso rilasciato dall’Interessato, in ogni momento tale consenso potrà essere revocato senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Diritto alla portabilità

L’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e di trasmetterli a un altro titolare del trattamento.

Diritto di proporre reclamo

L’Interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore — www.garanteprivacy.it

Diritto al ricorso giurisdizionale

Avverso il provvedimento emesso dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, IFT o l’Interessato possono proporre opposizione con ricorso giurisdizionale.

L’esercizio dei diritti sopra descritti potrà essere richiesto dall’Interessato tramite comunicazione all’indirizzo di posta elettronica certificata di IF Technology.

12. Processo Decisionale Automatizzato

IFT potrà sottoporre i dati personali ricevuti a processi esclusivamente automatizzati per l’assunzione di decisioni o la profilazione quali, a titolo esemplificativo, quelli utili per valutare le preferenze o gli interessi personali dell’Interessato. Non verranno in ogni caso assunte sull’Interessato decisioni esclusivamente automatizzate che possano avere conseguenze significative nei suoi confronti, salvo circostanze in cui tale decisione sia necessaria per dare esecuzione ad un contratto oppure perché l’Utente abbia espressamente rilasciato il suo consenso.

13. Minori di Età

IFT non tratta dati personali di soggetti minori. Se l’Utente è un minore, ai sensi dell’art. 8, comma 1, del GDPR, dovrà legittimare il suo consenso attraverso l’autorizzazione dei genitori o di chi ne esercita la tutela legale.

14. Misure di Sicurezza

IFT garantisce la messa in atto ed il mantenimento di misure tecniche ed organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato ad ogni possibile rischio, effettuando altresì costantemente una serie di controlli tecnici, amministrativi e fisici per mantenere riservati e sicuri i dati personali dell’Interessato.

15. Trasferimento dei Dati Personali

Fatto salvo il caso in cui uno o più destinatari si trovino in un Paese Terzo o rappresentino un’organizzazione internazionale, il Titolare del Trattamento non trasferirà dati personali verso un Paese extra UE. L’eventuale trasferimento avverrà nel pieno rispetto di termini, modalità e condizioni previste dal GDPR agli articoli 45, 46, 47 e 49, integrati dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione Europea.

16. Completezza e Modifiche

La presente informativa privacy viene rilasciata a completa ed integrale sostituzione di ogni altra regolamentazione eventualmente prima d’oggi esistente in tema di protezione dei dati personali dell’Utente trattati da IFT per le medesime finalità qui contenute.

IFT si riserva di modificare o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a seguito e per effetto delle variazioni della normativa applicabile. Tali variazioni saranno vincolanti non appena pubblicate da IFT sul proprio sito internet o trasmesse al Cliente in altro modo.