Informativa giovani in Stage, Tirocinio e in Alternanza (Scuola

Informativa per il trattamento dei dati personali

Relativa a giovani in Stage, Tirocinio e in Alternanza (Scuola – Lavoro) redatta in conformità agli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)

IF Technology Srl desidera informarLa che il Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016 sul trattamento dei dati personali prevede la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Titolare del Trattamento e Dati di Contatto

L’azienda Titolare del Trattamento è IF Technology S.r.l., con sede legale in Scandiano (RE) – Via Bosco n. 31/A, P.IVA/C.F. 02885800355.

L’azienda Titolare del trattamento è contattabile tramite PEC al seguente indirizzo: iftechnology@pec.it.

Responsabile della protezione dei dati

Non è prevista la figura del/della Responsabile della protezione dei dati all’interno di questa organizzazione (anche Data Protection Officer – DPO) in quanto non obbligatoria ai sensi del GDPR.

Finalità del Trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali, in qualità di Stagista, Tirocinante e Alternanza (Scuola – Lavoro) dell’azienda Titolare, è eseguito per regolare il rapporto contrattuale e/o di collaborazione adempiendo ad obblighi di legge, normativi e contrattuali. Tale trattamento è infatti indispensabile per assolvere all’obbligo di corrispondere, qualora prevista, la retribuzione (o, in alternativa eventuali diarie, rimborsi, premi, ecc.), di versare i contributi previdenziali, di svolgere il ruolo di sostituto d’imposta e di consentire il godimento di tutti gli altri istituti contrattuali e legali.

I dati trattati potranno riguardare:

notizie anagrafiche (per esempio: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, anche temporaneo, stato di famiglia, IBAN, recapiti telefonici privati ai fini di gestire le emergenze, professionali per comunicazioni interne, anche per mezzo di sistemi di messaggistica);
dati relativi al rapporto (per esempio: codice identificativo, titolo di studio, inquadramento, qualifica, retribuzione, anzianità di servizio, infortuni professionali, certificato medico attestante lo stato di gravidanza al fine del godimento dei relativi trattamenti, certificati medici attestanti lo stato di malattia, altre certificazioni sanitarie, visite mediche previste da norme di legge e/o dal CCNL, adempimento norme in materia di igiene e sicurezza del rapporto del lavoro (D.Lgs. 81/08), valutazioni di idoneità alla funzione;
dati relativi alle funzioni ricoperte, agli orari di lavoro e alle trasferte effettuate, nonché dati contenuti in documenti di spesa di cui viene eventualmente chiesto il rimborso;
dati e informazioni contenute nei curricula e comunque attinenti ai livelli di formazione, istruzione e di professionalità acquisiti e il possesso dei requisiti abilitanti al rapporto contrattuale e/o di collaborazione con l’azienda Titolare;
dati di navigazione acquisiti da dispositivi collegati alla rete aziendale, dati e/o metadati afferenti alla Sua casella di posta elettronica (qualora attivata), secondo quanto previsto dalle norme di legge e dalle disposizioni del Regolamento aziendale sull’utilizzo dei sistemi informatici;
dati personali acquisiti dalle telecamere di videosorveglianza aziendali per finalità di sicurezza, tutela del patrimonio aziendale e raccolta di prove, in conformità a quanto previsto dallo Statuto dei Lavoratori (art. 4, legge n. 300/1970) e autorizzato dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente; per questo trattamento si rinvia anche all’Informativa specifica sulla Videosorveglianza pubblicata alla sezione Privacy del sito web aziendale;
previo Suo consenso specifico, l’azienda Titolare del trattamento potrà utilizzare Sue immagini e/o registrazioni audio/video per sole finalità legate ad attività divulgative della scrivente organizzazione anche a mezzo di siti web e pagine social di sua proprietà, eventi e partecipazione a fiere del settore, stampa di brochure o similari. Il tutto fermo restando il divieto assoluto di utilizzo delle immagini e/o delle registrazioni audio video in contesti che pregiudichino la Sua dignità personale ed il decoro e, comunque, per finalità diverse da quelle sopra indicate.

L’azienda Titolare rende noto che, per l’espletamento delle finalità di cui ai punti precedenti, potrà venire a conoscenza di dati particolari, come lo stato di salute. Tali dati “particolari” oggetto di trattamento saranno solo quelli strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità sopra descritte e verranno trattati nel rispetto delle indicazioni contenute nel Regolamento (UE) 2016/679.

L’eventuale mancata comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità dell’azienda Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso, fatta eccezione per il trattamento di cui alla finalità i), che – se non consentito – non comporta alcun impedimento alla corretta gestione del rapporto.

Base giuridica del Trattamento

In riferimento alla liceità del trattamento si specifica che le basi giuridiche su cui si fonda il trattamento dei dati personali di cui alla presente informativa, sono costituite da:

Quanto alle finalità di cui alle lettere a), b), c) e d) della presente informativa, il trattamento è basato sulla necessità di esecuzione del contratto di cui Lei è parte nonché sugli obblighi di legge in materia giuslavoristica e previdenziale (lettera b);
Quanto alle finalità di cui alle lettere e), f) della presente informativa, il trattamento è basato sull’Interesse legittimo dell’azienda Titolare alla tutela del patrimonio, nonché sull’obbligo legale di garantire la sicurezza dei lavoratori e la sicurezza informatica;
Quanto alle finalità di cui alla lettera g) della presente informativa, il trattamento è basato sul suo libero consenso.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

I dati forniti saranno trattati, oltre che manualmente, con l’ausilio di strumenti elettronici ed informatici idonei e da piattaforme software dotate di strumenti in grado di garantirne la sicurezza e la riservatezza, nel rispetto di logiche strettamente correlate alle finalità stesse, e di impedirne la modifica indesiderata o la distruzione non autorizzate, sempre nel rispetto di logiche strettamente correlate alle finalità stesse.

Tempo di conservazione dei dati

I dati personali di cui alle precedenti lettere a), b), c), d) saranno conservati per la durata del rapporto e per i 10 anni successivi alla cessazione del rapporto.

I dati personali di cui alla precedente lettera e) saranno conservati per 180 giorni.

I dati di cui alla precedente lettera g) saranno conservati per 5 anni o fino a revoca del consenso.

Le immagini acquisite mediante i sistemi di videosorveglianza (di cui alla precedente lettera f) verranno conservate dall’azienda Titolare per un periodo non superiore a 24 ore, in ottemperanza a quanto stabilito dall’art. 3.4 del provvedimento del Garante del 08/04/2010. Il termine potrà essere elevato a 7 giorni qualora sussistano particolari esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività e sospensione dell’attività. Nel caso in cui si renda necessario ottemperare ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria, i termini della conservazione potranno essere dilazionati fino al termine del procedimento. Al termine del periodo di conservazione le immagini vengono automaticamente cancellate oppure sovrascritte. Su richiesta dell’Autorità Giudiziaria o della Polizia Giudiziaria, le sole immagini utili alla ricerca di persone responsabili di illeciti saranno riversate, a cura del/la responsabile del trattamento, su un nuovo supporto informatico, al fine della loro conservazione in relazione agli illeciti e alle indagini.

Comunicazione e Diffusione dei dati

I Suoi dati personali potranno essere comunicati, per l’adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, a:

Enti pubblici (INPS, INAIL, Uffici fiscali ecc.), Organismi Sanitari pubblici o privati, Organi di controllo e vigilanza, Ispettorato Territoriale del Lavoro, Cassa e Fondi di Previdenza ed Assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, Istituti di patronato e di assistenza Sociale, Centri di Assistenza fiscale, Società assicurative, Agenzie per il Lavoro, Istituti Scolastici e Universitari e/o altri Istituti Professionali e di formazione;
Consulenti e commercialisti o studi legali, Enti di Formazione ed Enti Interprofessionali che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati;
Istituti bancari e assicurativi che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati (pagamento stipendi, bonifici, gestione cc / carte di credito aziendali);
Soggetti che elaborano per conto della società i dati riguardanti la gestione del personale, consulenti in materia di sicurezza del lavoro, enti incaricati di servizi di Auditing e di attribuzione/conferma di certificazioni;
Medici competenti/ medici del lavoro;
Clienti, qualora nell’esecuzione delle Sue funzioni intervenga presso il Cliente o su sistemi IT del Cliente;
Autorità di pubblica sicurezza e Autorità giudiziaria, a seguito di richiesta scritta e/o per esigenze di difesa dell’azienda Titolare;
Società fornitrici incaricate di servizi di hosting, operazioni di manutenzione e/o gestione dei sistemi IT, providers di software gestionali, che sono comunque nominati quali Responsabili del trattamento;
Organismi di amministrazione e controllo dell’azienda Titolare;
Fornitori di servizi di vigilanza (immagini di videosorveglianza);
Per le finalità di cui alla lettera g), i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi fornitori di servizi di comunicazione e marketing e i video e le immagini potranno essere diffusi per fini promozionali.

Alcuni servizi amministrativi e di supervisione finanziaria possono essere gestiti dalla Società proprietaria Passepartout S.p.A., avente sede in San Marino, che potrà avere accesso ai Suoi dati personali per l’espletamento dei servizi di competenza; l’accesso sarà minimizzato rispetto alla finalità.

I/Le Responsabili del trattamento sono nominati in forma scritta dall’azienda Titolare; l’elenco dei/delle Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile per la consultazione presso l’azienda Titolare.

Trasferimento dei dati extra spazio economico europeo

I Suoi dati personali potranno essere trasferiti al di fuori dello spazio economico europeo e, in particolare, alla proprietaria Passepartout S.p.A. presso la Repubblica di San Marino, paese che potrebbe non garantire un livello adeguato di protezione dati secondo le decisioni di adeguatezza emanate dalla Commissione europea; il trasferimento avviene previa attivazione delle garanzie previste dall’art. 45 e ss. del GDPR.

Processo decisionale automatizzato

I Suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.

Diritti dell’interessato/a

diritto di chiedere all’azienda Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica e/o la cancellazione degli stessi e/o la limitazione del trattamento che lo/a riguardo e/o l’opposizione al trattamento;
diritto di proporre – in Italia – un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, se Autorità competente, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su garanteprivacy.it ;
diritto di proporre un reclamo ad altra competente Autorità privacy europea ubicata nel luogo di abituale residenza o domicilio in Europa di chi contesta una violazione dei propri diritti, seguendo le procedure e le indicazioni del caso;
diritto alla portabilità dei dati personali; tale diritto consente all’interessato/a di ricevere i dati personali che lo/a riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e – a certe condizioni – di trasmetterli a un/a altro/a titolare del trattamento senza impedimenti;
diritto di non essere sottoposto/a a decisioni automatizzate, compresa la profilazione: l’interessato/a ha il diritto di non essere sottoposto/a a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo significativo sui suoi diritti e le sue libertà;
diritto di revocare il consenso, qualora il trattamento sia basato sul consenso.

Tutti i sopracitati diritti potranno essere esercitati dall’interessato/a scrivendo all’indirizzo PEC dell’azienda Titolare del trattamento e fornendo un documento di identità del/della richiedente legittimato/a.