IF Technology Srl desidera informarLa che il Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016 sul trattamento dei dati personali prevede la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

1. Titolare del Trattamento e Dati di Contatto

L’azienda Titolare del Trattamento è IF Technology S.r.l., con sede legale in Scandiano (RE) – Via Bosco n. 31/A, P.IVA/C.F. 02885800355.

L’azienda Titolare del trattamento è contattabile tramite PEC al seguente indirizzo: iftechnology@pec.it

2. Responsabile della Protezione dei Dati

Non è prevista la figura del/della Responsabile della protezione dei dati all’interno di questa organizzazione (Data Protection Officer – DPO), in quanto non obbligatoria ai sensi del GDPR.

3. Finalità del Trattamento e Dati Personali Trattati

I Suoi dati personali, in quanto attuale o potenziale fornitore/consulente persona fisica e/o Referente di enti persone giuridiche che intrattiene o potrebbe intrattenere rapporti commerciali e/o professionali con IF Technology Srl, verranno trattati per le seguenti finalità, connesse all’adempimento di obblighi legislativi e/o contrattuali:

a) Gestione ed esecuzione del rapporto precontrattuale/contrattuale, ivi comprese la fase di contrattualizzazione, l’esecuzione della fornitura/attività e la tenuta di contatti utili alla realizzazione delle forniture/attività stesse;

b) Gestione amministrativa, fiscale e/o contabile connessa al rapporto contrattuale, ivi compresa la gestione dei pagamenti dei corrispettivi e/o rimborsi spesa;

c) Gestione dell’eventuale contenzioso connesso a violazioni contrattuali/precontrattuali;

d) Adempimento degli obblighi di legge connessi a norme fiscali (es. pagamenti di ritenute di acconto e comunicazioni come sostituto d’imposta) e/o a norme antiriciclaggio.

Le finalità di cui alle precedenti lettere b) e d) non sono contemplate per i soggetti con cui non è stato stabilito un rapporto contrattuale.

Dati trattati

I dati trattati potranno riguardare:

  • Dati anagrafici e recapiti — nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio anche temporaneo, numeri di telefono e recapiti di posta elettronica utilizzabili per lo svolgimento delle attività;
  • Dati professionali — dati e informazioni contenuti nel curriculum e comunque attinenti ai livelli di istruzione, formazione e di professionalità acquisiti e il possesso dei requisiti abilitanti al rapporto con il Titolare, informazioni inerenti funzioni aziendali utili per i processi di qualifica;
  • Dati di spesa — dati contenuti in documenti di spesa di cui lei potrebbe chiedere il rimborso (non contemplati per i soggetti con cui non è stato stabilito un rapporto contrattuale);
  • Altri dati di legge — altri eventuali dati imposti da leggi e normative vigenti (es. documenti e informazioni per finalità antiriciclaggio) (non contemplati per i soggetti con cui non è stato stabilito un rapporto contrattuale).

Il trattamento dei dati funzionali all’espletamento delle finalità sopra elencate è necessario per una corretta gestione del rapporto, ottemperando altresì a disposizioni di legge, e il loro conferimento è obbligatorio per attuare i fini sopra indicati.

L’eventuale rifiuto, parziale o totale, di conferire i dati obbligatori comporterà l’impossibilità oggettiva di instaurare o dar ulteriore corso ad ogni rapporto con Lei.

I dati raccolti saranno comunque oggetto di trattamento nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità connessi alla corretta gestione del rapporto contrattuale e verranno trattati nel rispetto delle indicazioni contenute nel Regolamento (UE) 679/2016.

Qualora Lei rappresenti una persona giuridica, la presente informativa La impegna a informare compiutamente il Suo personale del fatto che nominativi, recapiti mail e telefonici potranno essere trattati dalla scrivente per la gestione delle attività quotidiane di contatto.

4. Base Giuridica del Trattamento

Finalità Base giuridica
Lettere a) e b) Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte e/o svolgimento di attività precontrattuale su richiesta dell’interessato/a — art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
Lettera a) — contatti con Referenti non parti contrattuali Interesse legittimo del Titolare del Trattamento — art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Lettera c) Interesse legittimo del Titolare alla difesa dei propri diritti — art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Lettera d) Ottemperanza ad obblighi di legge — art. 6, par. 1, lett. c) GDPR

5. Modalità del Trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

Ogni trattamento avviene mediante l’adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, adeguate al trattamento stesso, così come riportato all’art. 32 del Regolamento e ad opera di soggetti appositamente Incaricati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento UE 679/2016.

Saranno attuate misure di minimizzazione del trattamento quanto a tipologia del dato, autorizzazioni all’accesso e tempi di conservazione.

I Suoi dati saranno trattati, oltre che manualmente, con l’ausilio di strumenti elettronici ed informatici idonei e di piattaforme software dotate di strumenti in grado di garantirne la sicurezza e la riservatezza, nel rispetto di logiche strettamente correlate alle finalità stesse, o di impedirne la modifica indesiderata o la distruzione non autorizzate.

6. Tempo di Conservazione dei Dati

Situazione Periodo di conservazione
Dalla cessazione del rapporto contrattuale 10 anni
In caso di contenzioso Fino alla definizione del contenzioso con atto irrevocabile

7. Comunicazione e Diffusione dei Dati

I Suoi dati saranno trattati da personale interno espressamente autorizzato e istruito dall’azienda Titolare.

I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati dalla scrivente, unicamente per ragioni connesse alle finalità sopraindicate, a:

  • Banche ed Istituti di Credito
  • Studi professionali di consulenti fiscali e contabili
  • Autorità giudiziarie sulla base di precisi doveri di legge

Per garantire che il trattamento avvenga secondo principi di integrità, sicurezza e non eccedenza, i Suoi dati potranno essere portati a conoscenza di soggetti, anche terzi, che forniscono e gestiscono i software gestionali.

Alcuni servizi amministrativi e di supervisione finanziaria potranno essere gestiti dalla Società proprietaria Passepartout S.p.A., che potrà avere accesso ai Suoi dati personali per l’espletamento dei servizi di competenza; l’accesso sarà minimizzato rispetto alla finalità.

Tali soggetti sono nominati dal Titolare quali Responsabili del trattamento dati. L’elenco dei/delle Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile per la consultazione presso l’azienda Titolare.

In nessun caso i Suoi dati saranno oggetto di diffusione.

8. Trasferimento dei Dati Extra Spazio Economico Europeo

I Suoi dati personali potranno essere trasferiti al di fuori dello spazio economico europeo e, in particolare, alla proprietaria Passepartout S.p.A. presso la Repubblica di San Marino, paese che potrebbe non garantire un livello adeguato di protezione dati secondo le decisioni di adeguatezza emanate dalla Commissione europea; il trasferimento avviene previa attivazione delle garanzie previste dall’art. 45 e ss. del GDPR.

9. Processo Decisionale Automatizzato

I Suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.

10. Diritti dell’Interessato/a

L’interessato/a ha diritto di:

  • Accesso, rettifica e cancellazione — chiedere all’azienda Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica e/o la cancellazione degli stessi e/o la limitazione del trattamento che lo riguarda e/o l’opposizione al trattamento;
  • Reclamo al Garante — proporre, in Italia, un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, se Autorità competente, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it;
  • Reclamo ad altra Autorità europea — proporre un reclamo ad altra competente Autorità privacy europea ubicata nel luogo di abituale residenza o domicilio in Europa di chi contesta una violazione dei propri diritti, seguendo le procedure e le indicazioni del caso;
  • Portabilità dei dati personali — ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e — a certe condizioni — di trasmetterli a un altro/a Titolare del trattamento senza impedimenti;
  • Non essere sottoposto/a a decisioni automatizzate — compresa la profilazione: l’interessato/a ha il diritto di non essere sottoposto/a a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo significativo sui suoi diritti e le sue libertà;
  • Revoca del consenso — qualora il trattamento sia basato sul consenso.

Tutti i sopracitati diritti potranno essere esercitati dall’interessato/a scrivendo all’indirizzo PEC dell’azienda Titolare del trattamento e fornendo un documento di identità del/della richiedente legittimato/a.